Erros cometidos em gerenciamento de projetos

Os Gerentes de Projetos não gerenciam os seus próprios planos de trabalho (Workplans)

Primeiramente, Você deve criar um bom plano de trabalho (Workplan)

Durante a primeira parte do projeto, o gerente do projeto deve investir um tempo adequado para definir e planejar o projeto. O resultado da definição do projeto é a criação de um documento de Definição do Projeto (também chamada de Project Charter). O resultado do planejamento do projeto é a criação de um Plano de Trabalho (Workplan). O Plano de Trabalho (Workplan) é uma ferramenta vital para assegurar-se de que o gerente e a equipe do projeto saibam o que eles necessitam fazer para concluir o projeto. Diferentes abordagens devem ser utilizadas nesta etapa de acordo com o tamanho do projeto. O Plano de Trabalho (Workplan) para projetos pequenos pode ser construído sem muita formalidade. Geralmente os projetos maiores constroem um Plano de Trabalho (Workplan) utilizando um Plano de Trabalho (Workplan) precedente de um projeto similar ou constrói um Plano de Trabalho (Workplan) a partir do nada utilizando a técnica de Estrutura Analítica do Projeto (EAP). O EAP é uma técnica para ver o projeto em um nível elevado, e então subseqüentemente decompor as atividades em partes menores e menores até que você possa obter uma visão total do trabalho que necessita ser executado.

Sinais de advertências

Muitos gerentes de projetos pensam que a criação do Plano de Trabalho (Workplan) é o final do esforço. Há alguns sinais que indicam que o Plano de Trabalho (Workplan) não está sendo atualizado: São eles:

O gerente do projeto não pode indicar exatamente qual é o trabalho que falta para concluir o projeto.

O gerente do projeto não tem certeza se o projeto será concluído dentro do prazo e do orçamento.

O gerente do projeto não sabe das atividades que estão no Caminho Crítico.

Os membros da equipe não têm certeza de quais são as próximas atividades que devem executar (ou não tem certeza sobre quais são as suas atividades atuais).

O sinal geral que mostra que um projeto está com problemas é que o gerente do projeto tem um Plano de Trabalho (Workplan), mas não compreende realmente o progresso obtido neste momento e quanto trabalho ainda falta para concluir o projeto. Quando isto acontece, a equipe do projeto não está sendo utilizada eficientemente nas atividades mais críticas. Finalmente, a equipe do projeto se aproxima do final do projeto e descobre que têm muito mais trabalho para concluir do que o esperado, porque as atividades programadas para serem completadas anteriormente não foram concluídas. A equipe também pode descobrir que têm o re-trabalho a fazer, porque as etapas requeridas anteriormente não foram concluídas.

Outros erros comuns ao gerenciar o Plano de Trabalho (Workplan)

O maior erro cometido pelos gerentes de projetos é que quando o projeto está em andamento, eles não atualizam o Plano de Trabalho (Workplan). Entretanto, há outros inúmeros problemas comuns que ocorrem.

Atualizações infreqüentes. Às vezes o gerente do projeto atualiza o Plano de Trabalho (Workplan), mas com intervalos muito longos. Por exemplo, atualizar o Plano de Trabalho (Workplan) a cada dois meses em um projeto de seis meses. O problema é que quando você chega a fazer uma atualização do Plano de Trabalho (Workplan), já pode estar faltando algumas atividades. Também, você pode ver que o projeto está atrasado na programação ou acima do orçamento e não há nada que você possa fazer para resolver a diferença.

Gerenciar através da porcentagem completada. Todas as atividades devem ter uma data para a conclusão. Se a atividade for concluída na data planejada, ótimo!. Se a atividade não for concluída na data planejada, uma pergunta comum a fazer é “Qual é a porcentagem do trabalho concluído?”. Saber a porcentagem completada é muito subjetivo. A melhor pergunta a fazer é simplesmente esta “Quando o trabalho será concluído?”. Esta é realmente a informação mais importante para que você saiba se seu projeto está em risco.

Atribuindo as atividades que são demasiadamente grandes. Se você atribuir a um membro da equipe uma atividade que necessita ser concluída para o final da semana, você saberá se o trabalho está na trilha quando a semana finalizar. Entretanto, se você atribuir a alguém uma atividade que não necessita ser concluída por quatro semanas, você terá um longo prazo para saber se o trabalho está realmente na trilha. Certo, a pessoa atribuída pode informá-lo que a atividade está 25% completada ou 50% completa. Mas esta é uma resposta altamente subjetiva. O único momento que você saberá realmente se a atividade está na trilha é se o trabalho realmente estiver concluído dentro de quatro semanas. Este é um longo tempo para a incerteza. Geralmente, se você tiver um projeto grande, tente limitar o tempo das atividades do trabalho para no Maximo duas semanas ou menos. Se for um projeto pequeno, pode ser melhor ajustar este limite para no Maximo uma semana. Desta maneira, você poderá saber rapidamente se algumas das atividades estiverem atrasadas na programação.

Como voltar a trilha?

Espero que você nunca se encontre em uma situação onde o seu Plano de Trabalho (Workplan) não é mais valido por falta de atualizações e você não tem certeza de onde o projeto está. Se você estiver, a primeira coisa a fazer é atualizar o Plano de trabalho (Workplan). Isto inclui:

* Contabilizar todas as atividades concluída na data atual.

* Determinar as atividades que estão em progresso e compreender quando cada uma destas atividades será concluída.

* Trabalhar com a equipe para re-identificar todas as atividades restantes no projeto e os esforços estimados. Essencialmente, você pode utilizar o Plano de Trabalho (Workplan) atual como um ponto de partida, mas terá que re-validar que todas as atividades restantes foram identificadas para concluir o projeto.

* Re-programar o Plano de Trabalho (Workplan) para determinar se você ainda pode se encontrar com seus compromissos em relação ao orçamento e os prazos. Se você não puder, você terá que trabalhar com seus clientes para determinar uma maneira de concluir as atividades dentro das expectativas. Se isso não puder ser feito, você necessitará ajustar as expectativas baseadas no Plano de Trabalho (Workplan) revisado.

Nunca há uma boa maneira para nivelar um Plano de Trabalho (Workplan) com a situação atual uma vez que o projeto já esteja em andamento. Tipicamente, quando você chega a compreender a necessidade de atualizar o Plano de Trabalho (Workplan); seu projeto já está com problemas. Atualizar o Plano de Trabalho (Workplan) nesse ponto somente lhe mostrará a severidade dos problemas que você tem. A melhor abordagem deve ser atualizar o Plano de Trabalho (Workplan) em uma base regular. As atualizações semanais são as melhores, mas talvez em projetos grandes estas possam ser quinzenais.